Должностная инструкция руководителя отдела продаж
В должностной инструкции руководителя отдела продаж должны отражаться все основные моменты его работы с подчиненными и менеджером, которому он отчитывается, а также организации рабочего процесса.
Основные положения
Этот раздел документа является стандартным для большинства предприятий. И всё же не стоит просто брать его из образца, скачанного в Интернете. Продумайте, что именно должна включать общая часть с учётом конкретной ситуации в вашей компании.
Примерный перечень положений:
- Определение подразделения, к которому принадлежит руководитель, круга лиц, которым он подчиняется, и тех, кто подчиняется ему.
- Соответствие деятельности Трудовому Кодексу Российской Федерации и другим законодательным актам, а также локальным документам, например, Уставу компании;
- Кому передаются функции руководителя при отсутствии последнего на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный и т. п.);
- Любые другие положения в зависимости от конкретной ситуации.
Функции
Должностные обязанности руководителя отдела продаж могут включать следующие функции:
- составление плана продаж и его своевременная коррекция;
- постановка задач сотрудникам и ежедневный контроль их выполнения;
- помощь сотрудникам в решении конкретных ситуаций, например, периодическое сопровождение их на встречах с ключевыми клиентами;
- организацию мероприятий по обучению менеджеров и поддержанию их высокого уровня мотивации;
- контроль поступления оплаты от клиентов (совместно с бухгалтерией), при необходимости принятие мер для её своевременного получения.
Ответственность
Начальник отдела несёт полную ответственность за:
- выполнение плана продаж сотрудниками его отдела;
- организацию работы отдела в соответствии с внутренними документами и распоряжениями;
- соблюдение конфиденциальности информации о компании-работодателе и клиентах;
- вверенные ему материальные ценности;
- соблюдение положений должностной инструкции и других внутренних регламентов организации.
Права
Руководитель отдела продаж не должен быть номинальной фигурой, иначе он не сможет эффективно выполнять свои функции.
В должностную инструкцию руководителя отдела продаж стоит включить следующие права:
- вносить предложения и принимать меры по совершенствованию технологии продаж в компании;
- заниматься подбором сотрудников своего подразделения и их обучением для достижения оптимального результата;
- самостоятельно ставить задачи подчинённым и требовать их выполнения.
Служебные связи
По роду своей деятельности начальнику может потребоваться информация от других подразделений компании, например, бухгалтерии или отдела маркетинга. В должностной инструкции необходимо отдельно описать его полномочия в этом вопросе и механизм запроса и получения интересующей информации.
Основные задачи руководителя отдела продаж
Обязанности руководителя отдела продаж, а также задачи, которые он решает в процессе своей деятельности, очень разнообразны. Описать все их нюансы в одной инструкции невозможно. И всё же стоит предпринять для этого максимум усилий.
Планирование
Начальник отдела продаж работает с двумя типами планов продаж:
- общий на компанию, который поступает к нему «сверху» от непосредственного руководителя;
- частные, которые составляет каждый рядовой сотрудник отдела. Это краткосрочные планы, например, на неделю с учётом текущей ситуации по клиентам.
Помимо этих двух типов, начальник отдела планирует его деятельность, режим рабочего дня, совещания и планёрки и прочие организационные моменты.
Декомпозиция
Этот процесс подразумевает сведение воедино всех типов планов. То есть «нагрузку по продажам», поступившую сверху, необходимо распределить на всех сотрудников, правильно поставить задачи для её достижения и т. п.
По ходу выполнения плана в условиях происходят различные изменения. Например, в какой-то день желаемые результаты не получены, остаток необходимо перенести на следующий день и т. п. Анализировать статистику и своевременно корректировать планы также входит в обязанности руководителя.
Мотивация
Важный компонент достижения успеха. Руководитель отдела работает с двумя её видами:
- командной, когда к достижению поставленной цели мотивируется весь отдел;
- индивидуальной, то есть тет-а-тет с каждым из менеджеров.
Все организационные моменты деятельности отдела также ложатся на руководителя. Это:
- регламентирование рабочего дня и создание инструкций для основных рабочих процессов;
- создание и внедрение необходимых форм отчетности для контроля промежуточных и итоговых результатов сотрудников;
- введение в практику необходимых для менеджеров инструментов и организация обучения их использованию.
Контроль результатов работы менеджеров
Предоставление отчетов, разработанных в предыдущем шаге, должно быть налажено руководителем. Для осуществления деятельности по аналитике и планированию ему потребуются следующие виды отчетов:
- ежедневные по выполненным задачам;
- итоги недели с цифрами совершенных продаж;
- ежемесячные и квартальные, позволяющие оценить как сотрудник справляется со своими задачами в долгосрочной перспективе.
Для облегчения процедуры получения отчётов можно использовать CRM-систему, куда сотрудники будут ежедневно заносить результаты по каждому клиенту.
Обучение
Помощь сотрудникам в решении рабочих задач невозможна без постоянного обучения. Его также организует руководитель и совершенствование навыков сотрудников должно быть одним из его приоритетов.
Обучение разделяется на:
- первичное при приёме на работу новых менеджеров;
- стратегическое, например, работе с новым инструментом, внедряемым в компании;
- устраняющее проблемы, например, если руководитель видит, что тот или иной навык является «слабой зоной» большинства сотрудников.